Riferimenti normativi

Articoli 2414 e ss. 2709 e ss. del Codice Civile, 634 del Codice di Procedura Civile

Le scritture contabili sono quei documenti necessari per consentire il controllo dell’attività di impresa, permettendo all’imprenditore una gestione razionale e tutelando gli interessi dei terzi che con essa vengono in contatto. La loro tenuta è obbligatoria per gli imprenditori non piccoli che esercitano attività commerciale, quindi non per i piccoli imprenditori e per gli imprenditori agricoli, e per l’esercizio dell’impresa sociale.

Secondo prevalente dottrina la tenuta delle scritture contabili è inoltre obbligatoria per tutte le società ad eccezione di quella semplice anche se non esercitano attività commerciale.

Tutte le imprese per le quali è previsto l’obbligo di tenuta delle scritture contabili devono necessariamente conservare ordinatamente gli originali della corrispondenza commerciale(ovverosia lettere, fatture, fax, telegrammi, etc.) e tenere il libro giornale e il libro degli inventari.

Il libro giornale contiene l’annotazione quotidiana delle operazioni compiute dall’impresa, raggruppabili se omogenee. Esso può essere suddiviso in più libri parziali se la struttura dell’impresa lo richiede.

Il libro degli inventari va redatto al momento in cui l’imprenditore avvia la sua attività e, poi, con periodicità annuale. Esso ha la funzione di registrare l’andamento economico dell’impresa e contiene l’indicazione e la valutazione dell’attivo e del passivo, la consistenza e il valore dei beni, il bilancio e il conto dei profitti e delle perdite.

Oltre alle scritture contabili obbligatorie per tutte le imprese ad esse tenute, ve ne sono altre connesse alla dimensione, all’articolazione e alla specifica attività di ogni singola impresa. Tra di esse rientrano, ad esempio: il libro mastro, nel quale le operazioni imprenditoriali compiute sono annotate non cronologicamente ma per tipologia; il libro magazzino, in cui vengono annotate tutte le entrate e le uscite delle merci; il libro cassa, in cui vengono annotate le entrate e le uscite di denaro; nonché tutti i libri e le scritture previsti dalla legislazione tributaria e da quella lavoristica, come il libro dei cespiti ammortizzabili, il libro paga e il libro matricola.

Generalmente le scritture contabili non sono sottoposte ad alcuna forma di controllo esterno, assumendo rilevanza perlo più nella sfera interna dell’imprenditore.

Tuttavia in determinati casi, come in quello della società per azioni,  è necessario il controllo della contabilità da parte di un revisore o di una società di revisione.

Anche la regola generale per cui l’interesse dell’imprenditore al segreto prevale sull’interesse dei terzi ad avere conoscenza delle informazioni inerenti l’attività di impresa conosce delle eccezioni.

Esse vanno individuate nell’obbligo di pubblicità mediante deposito nel registro delle imprese del bilancio delle società di capitali e delle società cooperative e nel fatto che laddove le imprese siano sottoposte a controllo pubblico, all’organo preposto a tale controllo non può essere opposto il segreto.

Con riferimento alla rilevanza esterna delle scritture contabili, infine, esse possono essere utilizzate come mezzo di prova processuale sia a favore che contro l’imprenditore che le tiene. Se, poi, le scritture contabili sono regolarmente tenute, la controparte è un imprenditore e la controversia riguarda rapporti inerenti l’esercizio dell’impresa, le scritture contabili possono essere processualmente utilizzate come prova anche dall’imprenditore che le tiene contro i terzi.

Laddove l’imprenditore obbligato alla tenuta delle scritture contabili non vi provveda o non le tenga regolarmente, egli, oltre a non poter utilizzare tali documenti come mezzo di prova a proprio favore, è assoggettato alle sanzioni derivanti dai reati di bancarotta semplice o fraudolenta in caso di fallimento.

La legge attribuisce efficacia probatoria a tutte le scritture contabili delle imprese soggette a registrazione.

Tali scritture fanno prova contro l’imprenditore. Ciò anche qualora non siano correttamente annotate.

Sotto questo punto di vista, la tenuta delle scritture contabili, quindi, rappresenta un adempimento che l’imprenditore esegue nell’interesse altrui.

I creditori dell’impresa, infatti, in presenza di scritture contabili sono dispensati dal provare i fatti che le costituiscono e che siano a sostegno delle proprie ragioni.

A tal fine, però, le scritture contabili devono essere valutate dal giudice complessivamente, in quanto chi vuole trarne vantaggio non può mai scinderne il contenuto.

In ogni caso, occorre precisare che all’imprenditore resta sempre la possibilità di fornire la prova contraria di ciò che risulta dalle scritture contabili, ovverosia di dimostrare che le altrui pretese siano infondate o siano già state soddisfatte.

Diversa è l’ipotesi dei libri bollati e vidimati nelle forme di legge: essi possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti l’esercizio dell’imprese, ovvero il caso, eccezionale rispetto al precedente, in cui le scritture contabili possono essere fatte valere anche a favore dell’imprenditore che le tiene e non solo contro di lui.

La ragione sta nel fatto che, essendo tale previsione limitata ai rapporti tra imprenditori, colui nei confronti del quale sono state prodotte scritture contabili altrui può replicare producendo le proprie scritture contabili.

Occorre evidenziare, comunque, che l’efficacia probatoria tra imprenditori dei libri bollati e vidimati nelle forme di legge è subordinata alla loro regolare tenuta.

Nel caso in cui tale requisito formale manchi, il principio che vale sarà quello generale di cui all’articolo 2709 c.c.

Un’ulteriore caratteristica rilevante delle scritture contabili va rinvenuta nel fatto che esse permettono all’imprenditore di ottenere un decreto ingiuntivo nei confronti dei suoi debitori.

La legge, infatti, nell’elencare quali prove scritte siano idonee affinché il giudice pronunci un’ingiunzione di pagamento o di consegna, specifica che per i crediti relativi a somministrazioni di merci e di denaro e per le prestazioni di servizi fatte da imprenditori che esercitano un’attività commerciale, sono prove scritte idonee gli estratti autentici delle scritture contabili.

E’ evidente, quindi, che gli imprenditori godono in ipotesi di un trattamento processuale privilegiato.

Tuttavia, perché abbiano una tale efficacia, le scritture devono essere bollate e vidimate nelle forme di legge e correttamente tenute.

Inoltre, è chiaro che l’effetto probatorio è limitato all’ottenimento di un decreto ingiuntivo, mentre le scritture contabili non saranno più sufficienti a provare il credito dell’imprenditore nel caso in cui, a seguito di opposizione, si apra un ordinario processo di cognizione.